主管部門(mén)要注重產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器材料歸檔范圍的建立，并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)儀器建立管理臺(tái)賬。(1)詳細(xì)登記儀器名稱(chēng)、型號(hào)、生產(chǎn)廠名稱(chēng)、出廠編號(hào)、測(cè)量范圍(量程)、精度(分辨力)、購(gòu)入日期、購(gòu)入狀態(tài)、購(gòu)入費(fèi)用、管理編號(hào)、使用部門(mén)、操作人、用途、狀態(tài)(在用/停用)、計(jì)量檢定周期、計(jì)量檢定單位/部門(mén)、上次計(jì)量檢定日期、檢定結(jié)果、歷次計(jì)量檢定記錄(日期與結(jié)果)、等級(jí)(貴重、主要、一般)、檔案編號(hào)等。(2)儀器說(shuō)明書(shū)及軟件等。(3)儀器升級(jí)改造記錄。(4)儀器維護(hù)記錄。(5)儀器設(shè)備使用過(guò)程中產(chǎn)生的其他材料。

二是對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行分類(lèi)管理。

由于儀器品種多樣、型號(hào)不一、購(gòu)進(jìn)日期不同、校準(zhǔn)周期和維護(hù)日期也不同，所以，對(duì)儀器設(shè)備可以分為大型、中型、小型儀器，也可以按儀器的價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)管理，并從儀器的用途上分為檢驗(yàn)儀器、輔助檢驗(yàn)儀器等。

三是儀器設(shè)備的日常使用和維護(hù)。

建立完善的儀器設(shè)備使用、維護(hù)、維修程序，實(shí)驗(yàn)室人員必須按照質(zhì)量手冊(cè)要求，操作儀器設(shè)備做到持證上機(jī)，操作規(guī)范，認(rèn)真填寫(xiě)使用記錄;確定儀器設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識(shí)的管理;加強(qiáng)儀器設(shè)備的維護(hù)、維修，損壞及時(shí)登記，報(bào)修并有維修記錄，使儀器設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中避免重大事故，定期維護(hù)保養(yǎng)，使儀器設(shè)備處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)。

儀器設(shè)備的日常維護(hù)是保證儀器設(shè)備量值穩(wěn)定、可靠的常用手段。特別是對(duì)大型儀器設(shè)備要注意防塵、防潮、防霉、防曬。要采取相應(yīng)有效的措施確保儀器不受外來(lái)因素的影響而造成損壞。有些儀器設(shè)備對(duì)環(huán)境溫度波動(dòng)有較嚴(yán)的要求，要定期檢查恒溫設(shè)備是否正常運(yùn)行。定時(shí)對(duì)儀器設(shè)備易磨損部件進(jìn)行調(diào)試，對(duì)滑動(dòng)和轉(zhuǎn)動(dòng)部件進(jìn)行潤(rùn)滑，對(duì)易松動(dòng)部件進(jìn)行檢查和緊固。對(duì)應(yīng)用軟件要求避免感染病毒。定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行軟件更新和升級(jí)換代，提高儀器的使用壽命。

儀器設(shè)備保管這一塊是非常重要的，所以必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并且要做好設(shè)備儀器的分類(lèi)工作，詳細(xì)內(nèi)容包括下面這七點(diǎn)：

01.要認(rèn)真做好各類(lèi)儀器的維護(hù)、保養(yǎng)工作，試驗(yàn)儀器要專(zhuān)人管理。

02.對(duì)精密儀器要分類(lèi)，各儀器要定期標(biāo)定檢測(cè)。

03.做好各類(lèi)儀器的使用、移動(dòng)及檢定記錄。

04.沒(méi)有正常手續(xù)任何儀器不得外借。

05.儀器要規(guī)范存放，保持清潔整齊。

06.領(lǐng)用歸還儀器要檢查有否損壞，發(fā)現(xiàn)損壞立即上報(bào)，并及時(shí)修復(fù)。

07.實(shí)驗(yàn)人員負(fù)責(zé)儀器的日常保管工作。

對(duì)于儀器設(shè)備維護(hù)方面，主要是以下5點(diǎn)：

01.實(shí)驗(yàn)人員使用儀器前，應(yīng)熟悉其性能、原理及操作程序，嚴(yán)禁違章操作。

02.非實(shí)驗(yàn)人員不得使用儀器。

03.實(shí)驗(yàn)人員除按周期檢修外，還應(yīng)不定期檢查儀器設(shè)備狀況，發(fā)現(xiàn)不正常的儀器要及時(shí)檢修。

04.非計(jì)量檢測(cè)或維修人員不得隨意拆卸、調(diào)整移動(dòng)儀器。

05.按周期維修的設(shè)備，到期必須及時(shí)保養(yǎng)或修理，不得隨意延長(zhǎng)使用時(shí)間。

4、儀器設(shè)備的期間核查

期間核查情況應(yīng)記錄并歸檔。期間檢查中發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行有問(wèn)題時(shí)，應(yīng)停用保修，對(duì)運(yùn)行有問(wèn)題的設(shè)備所涉及檢測(cè)結(jié)果有效性有影響時(shí)，應(yīng)對(duì)檢測(cè)項(xiàng)目進(jìn)行重新檢測(cè)。

5、使用人員的資質(zhì)管理

對(duì)人員管理涉及到三個(gè)方面：

首先，必須參加過(guò)本單位組織的檢測(cè)設(shè)備的使用培訓(xùn);
其次，對(duì)操作設(shè)備涉及到的各個(gè)方面包括設(shè)備的工作原理、操作規(guī)程、技術(shù)性能等方面要有全面、詳細(xì)的掌握;

最后，對(duì)設(shè)備的維修保養(yǎng)方面的知識(shí)和技能也要有所了解。

合格是指操作人員取得了檢定資格證書(shū)，具備了一定的操作資格，唯有經(jīng)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才可以真正的實(shí)現(xiàn)上崗，才可以有資格對(duì)關(guān)鍵的檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行操作。

6、易出錯(cuò)點(diǎn)總結(jié)

通常獲證實(shí)驗(yàn)室在儀器設(shè)備管理上容易出現(xiàn)的失誤或疏忽有以下幾種情況：

1、應(yīng)當(dāng)送檢或自行校準(zhǔn)的儀器設(shè)備未按規(guī)定及時(shí)檢定校準(zhǔn)或自校準(zhǔn)；（如遺忘、疏忽，或應(yīng)檢定多個(gè)項(xiàng)目的，實(shí)際檢定校準(zhǔn)項(xiàng)目不全，或校準(zhǔn)、測(cè)試證書(shū)所出具的量程范圍不符合檢測(cè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求（不全或某些量程不夠））

2、未在儀器設(shè)備的顯要位置或明顯位置粘貼計(jì)量認(rèn)證標(biāo)識(shí)或填寫(xiě)不規(guī)范、不全；

3、未按照規(guī)定程序步驟進(jìn)行管理或未留下當(dāng)時(shí)的證據(jù)（記錄、購(gòu)貨合同、發(fā)票等）；

4、在規(guī)定的記錄上未按照體系文件要求，由責(zé)任人親筆手簽姓名和日期（如姓名打印、無(wú)審核審批人簽字，僅有一人簽署驗(yàn)收記錄等）；

5、未逐臺(tái)建立儀器設(shè)備損壞、故障、改裝或修理記錄；

6、未填寫(xiě)購(gòu)入日期、啟用日期以及儀器設(shè)備目前的放置地點(diǎn)；

7、僅有本實(shí)驗(yàn)室的自編號(hào)，未建立儀器設(shè)備出廠編號(hào)與實(shí)驗(yàn)室自編號(hào)之間的對(duì)應(yīng)追溯關(guān)系；

8、使用記錄和維護(hù)記錄混為一個(gè)；（使用記錄是在現(xiàn)場(chǎng)由使用人在儀器設(shè)備使用前后填寫(xiě)其工作狀態(tài)，平時(shí)保存在儀器設(shè)備附近的桌（工作臺(tái)）面上或抽屜內(nèi)。而維護(hù)記錄是按照規(guī)定維護(hù)頻次由維護(hù)人在進(jìn)行維護(hù)之后由維護(hù)人或儀器設(shè)備管理員填寫(xiě)實(shí)際發(fā)生的維護(hù)保養(yǎng)情況，保存在儀器設(shè)備檔案內(nèi)。）